Gemeente Zaanstad

Informatiebeheer op een hoger niveau bij Gemeente Zaanstad

5 februari 2026
BECIS | DIOR

Van uitvoerend postproces naar strategisch informatiebeheer

Bij Gemeente Zaanstad werkte onze adviseur Jim Tehubijuluw mee aan de doorontwikkeling van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) naar een volwaardige en beter gepositioneerde afdeling Informatiebeheer, met nadrukkelijke aandacht voor verandermanagement en gebruikersadoptie.

De transitie van DIV was op hoofdlijnen al in gang gezet en bevond zich in de opbouwfase toen Jim startte. Waar de focus een aantal jaar geleden vooral lag op het dagelijkse postproces en de interne dienstverlening, verschoof die in deze fase steeds meer naar digitalisering, kwaliteit en organisatiebrede ondersteuning.

In deze doorontwikkelfase werd verder gebouwd aan een proactief en zichtbaarder team. Door gerichte keuzes, zoals het inzetten van specialisten op het postproces, het aantrekken van nieuwe medewerkers en het toevoegen van tactische en strategische functies, ontstond ruimte om vooruit te kijken. De functie van onze adviseur kon daardoor uiteindelijk worden ingevuld door een interne medewerker.

Een veranderproces met weerstand én beweging

De transformatie verliep niet vanzelf. In de beginfase was er sprake van een duidelijke tweedeling tussen medewerkers die bereid waren om mee te veranderen en medewerkers voor wie dat lastiger was. Verandermanagement speelde daarom een belangrijke rol binnen de opdracht. Om de verandering volledig te laten landen, is van tevoren bewust besloten collega’s met een grote veranderbereidheid een voortrekkersrol te geven. Hierdoor konden stap voor stap verbeteringen worden gerealiseerd.

Cruciaal hierbij waren de steun van de clustermanager en de financiële ruimte om te investeren in capaciteit en expertise. Het belang van Informatiebeheer werd steeds breder erkend binnen de organisatie.

Veranderen vraagt tijd, aandacht en keuzes

De opdracht liet zien dat organisatieverandering geen eenmalige stap is, maar een doorlopend proces waarin verandermanagement en gebruikersadoptie voortdurend aandacht vragen. Niet alles startte binnen de periode dat Jim op deze opdracht zat, en niet alles was al afgerond. Door voortdurend af te stemmen op wat er speelde binnen het team en in de organisatie, kon continu worden bijgesteld.

Inhoudelijke thema’s met maatschappelijke impact

Binnen de opdracht is gewerkt aan diverse actuele vraagstukken die spelen binnen de lokale overheid, waaronder de Woo, de Archiefwet en de AVG. Daarnaast lag de focus op thema’s zoals het monitoren van belangrijke dossiers (hotspots), het archiveren van chatcommunicatie en het tijdig vernietigen van informatie binnen applicaties volgens de geldende bewaartermijnen.

Verandermanagement en het omgaan met weerstand vormden hierbij een rode draad. Ook gebruikersadoptie speelde een belangrijke rol: maatregelen hebben pas effect als ze aansluiten bij de dagelijkse praktijk van medewerkers.

Samenwerken aan Informatiebeheer op Orde

Binnen de opdracht werd samengewerkt met een breed palet aan stakeholders, waaronder het Hoofd Informatiebeheer, de Informatiemanager DIV, het Hoofd Informatie, Beheer & Techniek, archiefinspecteurs, adviseurs informatiebeheer, recordmanagers en informatiearchitecten. De intensiteit van de samenwerking verschilde per rol, maar in alle gevallen droeg deze bij aan betere afstemming en inhoudelijke kwaliteit.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht bij Gemeente Zaanstad was het bijdragen aan projecten die vallen onder Informatiebeheer op Orde, onderdeel van het programma Zaanstad Open.

Een aantal projecten vanuit Informatiebeheer is inmiddels afgerond. Tegelijkertijd lopen er ook nog meerdere trajecten door, waarmee de gemeente blijft werken aan een structurele verbetering van haar informatiehuishouding.

Leren, bouwen en zichtbaar maken

De opdracht bij Gemeente Zaanstad laat zien hoe groot het belang van informatiebeheer is binnen de (lokale) overheid. Er ligt veel achterstallig werk, maar juist daarin schuilt de kans om structureel te verbeteren en duurzame stappen te zetten.

Tegelijkertijd onderstreept dit succesvolle proces dat we samen met opdrachtgevers werken aan zichtbare resultaten. Resultaten waar we trots op mogen zijn, en die laten zien hoe expertise, verandermanagement en samenwerking samenkomen in de praktijk.

Heeft jouw organisatie te maken met een tactisch-strategisch vraagstuk? Neem dan contact op met onze afdeling Business Development. Samen kunnen we kijken naar de mogelijkheden.