IHH Kompas - zelfscan

Vragenlijst: zo werkt het

Stap 1: Vul je contactgegevens in

Stap 2: Start de zelfscan

De zelfscan bestaat uit 21 stellingen. Per stelling geef je aan welk van de 5 antwoorden het meest overeenkomt met jouw huidige praktijk. Elke stelling kan maximaal 4 punten opleveren. In totaal kun je dus 40 punten behalen.

Op basis van je totaalscore wordt het volwassenheidsniveau bepaald:

• Niveau 1: Beginner
• Niveau 2: Licht gevorderd
• Niveau 3: Gevorderd
• Niveau 4: Vergevorderd
• Niveau 5: Volwassen

Na het invullen van het IHH kompas zie je direct de uitkomst van de scan. Je ontvangt de uitslag ook per e-mail.

Windrichting 1: Informatiewetgeving

Achtergrondinformatie: Wat is informatiewetgeving en wat betekent het voor uw organisatie?

In Nederland bestaat er veel wet- en regelgeving, die bepaalt hoe de overheid en de samenleving met informatie moet omgaan. Dit zijn de zogenaamde informatiewetten. Van deze wetten zijn er drie erg belangrijk: de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Archiefwet stelt aan welke eisen uw informatiehuishouding moet voldoen. Deze eisen zijn samen te vatten als dat organisatie hun informatie “in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren” (artikel 3). In 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Hierin staat het goed beheren van informatie vanaf creatie nog meer centraal. Wat er nog meer verandert leest u hier: (link artikel website).

De Woo stelt eisen aan het openbaar maken van informatie. Alle informatie van overheidsorganisatie is namelijk opvraagbaar en dus openbaar. Daarnaast geeft de Woo ook 17 informatiecategorieën, die een organisatie zelf actief openbaar moet maken en verplicht het organisaties daarbuiten indien mogelijk nog meer actief openbaar te maken.

De AVG beschermt de persoonsgegevens van Nederlandse natuurlijke personen. Het stelt eisen aan hoe de gegevens gebruikt en opgeslagen worden.

Het IHH Kompas richt zich vooral op de Woo en de Archiefwet. Deze wetten vormen samen de basis voor een moderne informatiehuishouding. Daarbij draait het om openheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid.

Waarom is dit belangrijk?

• Betere digitale veiligheid: Organisaties krijgen meer grip op hun informatie en systemen.
• Respect voor privacy: Wetten zoals de Woo, Archiefwet en AVG zorgen voor veilige en eerlijke omgang met gegevens.
• Gelijke toegang: Iedereen moet digitale informatie kunnen gebruiken, ongeacht leeftijd of digitale vaardigheden.
• Betere samenwerking: Door duidelijke regels kunnen organisaties makkelijker samenwerken.
• Meer vertrouwen van burgers: Als mensen weten dat hun gegevens goed worden beschermd, vertrouwen ze de overheid meer.

Windrichting 2: Informatiebeheer en digitale samenwerking

Achtergrondinformatie – Wat houden informatiebeheer en digitale samenwerking in?

Goede digitale samenwerking begint met goed informatiebeheer. Medewerkers kunnen namelijk beter samenwerken en kennis delen, als informatie gestructureerd is opgeslagen, duidelijke naamgeving heeft en goed vindbaar is.

Veel overheidsorganisaties gebruiken systemen zoals een Document Management Systeem (DMS) of een zaaksysteem. Hiermee kunnen ze brieven, documenten en e-mails veilig opslaan en beter organiseren. Maar het werken met verschillende systemen brengt ook uitdagingen met zich mee. Denk aan versnippering van informatie, het correct opslaan van informatie op de juiste plek en het ontstaan van dubbelingen en inconsistenties.

Wanneer en waarvoor gebruik je nou welk systeem en hoe zorgen we dat we informatie niet dubbel hoeven op te slaan en de informatie toch compleet is? Medewerkers kunnen dit alleen goed doen wanneer zij hiervoor concrete hulp en handvaten krijgen. Goed informatiebeheer zorgt hiervoor en stimuleert daarmee digitale samenwerking.

Voordelen van goed informatiebeheer

• Makkelijker informatie delen: Je kunt informatie veilig en eenvoudig delen met anderen.
• Betere samenwerking met collega’s: Iedereen weet waar documenten staan.
• Betere bedrijfsvoering: Informatiebeheer helpt processen sneller en beter te laten verlopen.
• Betere samenwerking met mensen buiten de organisatie: Je weet welke informatie je wel of niet mag delen.
• Makkelijker archiveren: Als informatie goed is opgeslagen, kun je het makkelijk bewaren voor later.
• Voorkomen van fouten bij verwijderen: Duidelijke afspraken zorgen dat informatie niet te vroeg of te laat wordt verwijderd.
• Sneller reageren op Woo-verzoeken: Als informatie goed vindbaar is, kun je sneller reageren op verzoeken.
• Geschikt voor de toekomst: Goed opgeslagen informatie is ook bruikbaar voor toekomstige projecten.

Windrichting 3: Kwaliteitsmanagement en archiefbeheer

Achtergrondinformatie – De kracht van archiefbeheer

Vroeger ging archiefbeheer vooral over het bewerken van fysieke informatie gedurende de hele levenscyclus. Met de opkomst van het digitale tijdperk is hier ook digitale archiefbeheer bijgekomen. Het is belangrijk om papieren en digitale archieven bij te houden omdat een organisatie alleen zo kan aantonen wat er is besloten en gedaan, en daardoor haar verantwoording, continuïteit en wettelijke verplichtingen kan waarborgen.

Informatieobjecten zijn alle eenheden van informatie die een organisatie maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar werk. Denk aan rapporten, beleidsstukken, contracten, e-mails en digitale transacties. Als deze informatie betrouwbaar, goed toegankelijk en veilig is opgeslagen, helpt dat om processen te verbeteren en duidelijk te maken wat er gebeurt binnen de organisatie. Archiefbeheer is meer dan alleen voldoen aan regels. Het helpt organisaties om te leren van het verleden, grip te houden op hun werk en betere keuzes te maken.

Binnen dit geheel speelt kwaliteitsmanagement een belangrijke rol. In artikel 16 van de huidige Archiefregeling staat ‘de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Kwaliteitszorg gaat over het monitoren van informatie, sturen op de uit te voeren processen en systematisch verbeteren van de manier waarop een organisatie met informatie omgaat. Het richt zich op het afstemmen van beleid, processen, technologie en medewerkers, zodat informatie betrouwbaar, volledig en duurzaam toegankelijk blijft. De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) helpt daarbij: door regelmatig te plannen, uit te voeren, te controleren en bij te sturen, ontstaat een lerende organisatie die haar informatiehuishouding steeds verder verbetert. Dit verkleint risico’s, voorkomt fouten en zorgt dat informatie aantoonbaar in goede handen is.

Met het toenemende belang van informatie en informatiebeheer neemt ook de noodzaak tot kwaliteitsbewaking en archiefbeheer toe. De informatie waarmee organisaties werken moet immers van de gewenste kwaliteit zijn en correct bewaard blijven. Kwaliteitszorg in de informatiedienstverlening is dus van groot belang. Wanneer kwaliteitszorg en archiefbeheer goed samenwerken, ontstaat een robuuste informatieomgeving die niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook bijdraagt aan efficiënt werken en strategische groei.

Voordelen van goed archiefbeheer

• Betere kwaliteit: Archiefgegevens helpen om fouten te vinden en processen te verbeteren.
• Duidelijkheid en verantwoording: Informatie is betrouwbaar en makkelijk te vinden, bijvoorbeeld bij controles of klachten.
• Voldoen aan regels: De organisatie volgt de Archiefwet, AVG en Woo goed.
• Efficiënt werken: Goed georganiseerde archieven zorgen dat informatie snel te vinden is.
• Digitale ondersteuning: Digitale archieven passen goed bij moderne systemen.
• Risico’s beperken: Met actuele informatie worden betere beslissingen genomen.
• Geschikt voor de toekomst: Digitale archieven zorgen dat informatie ook later nog bruikbaar is.

Windrichting 4: Organisatieontwikkeling en verandering

Achtergrondinformatie – Van postkamer naar informatie in elk proces. Welke organisatieontwikkeling is er nodig?

Vroeger kwamen documenten via de brievenbus binnen en werden ze op de postkamer gesorteerd door de DIV-afdeling. Digitale registratie, scannen en automatisch opslaan van documenten was pas het begin van een grote verandering. Tegenwoordig is informatie overal in een organisatie te vinden en wordt deze informatie continu gecreëerd, aangepast en uitgewisseld.

Wetten zoals de Woo (Wet open overheid) en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stellen hoge eisen aan hoe organisaties met informatie omgaan. Openheid, betrouwbaarheid en verantwoording zijn nu verplicht en hebben direct invloed op hoe een organisatie werkt. Organisaties zijn verplicht hun informatiehuishouding in te richten volgens de principes openheid, betrouwbaarheid en verantwoording. Dit kan het gevolg hebben dat organisaties anders moeten gaan werken.

Om informatie in je voordeel te laten werken moeten beleid, werkprocessen, systemen en mensen goed op elkaar aansluiten. Daarvoor is informatiebeheer op strategisch niveau nodig. Zo creëert u een sterke informatiehuishouding die voldoet aan de wet én helpt bij het maken van goede keuzes en het verbeteren van processen.

Als beleid, technologie en vaardigheden goed samenwerken, krijgt informatie meer waarde. Organisaties krijgen dan grip op hun gegevens, beter inzicht in hun processen en kunnen goed onderbouwde en toekomstgerichte keuzes maken.

Voordelen van goede integratie

• Betere keuzes maken: Besluiten worden genomen op basis van betrouwbare en actuele informatie.
• Sneller kunnen reageren: Organisaties kunnen zich snel aanpassen aan veranderingen.
• Kosten besparen: Door digitalisering en betere processen wordt minder verspild.
• Meer openheid en duidelijkheid: Informatie is goed te volgen en beschikbaar voor controles.