Grip op informatie

30 jaar digitale informatie als knelpunt en kans

30 april 2025
BECIS | DIOR

Hoe toekomstbestendig is jouw informatiehuishouding?

Hoe zorgen we dat digitale informatie toegankelijk, betrouwbaar en transparant blijft — in een tijd van AI, de Woo en steeds complexere digitale systemen?

Na dertig jaar digitalisering staan we op een kantelpunt. De hoeveelheid digitale informatie groeit explosief, maar de manier waarop we ermee omgaan loopt daar niet altijd in mee. Hoe zorgen we dat digitale informatie écht werkt voor mensen, organisaties en publieke verantwoording?

Wat begon met documenten op een floppydisk is uitgegroeid tot een onafgebroken stroom van e-mails, apps, data en bestanden. Digitale informatie is onmisbaar geworden — maar ook moeilijker te beheren, te duiden en duurzaam toegankelijk te houden.

Tijdens het BECIS | DIOR interne kennisevent, de VIT-vrijdag (Verdiepende Informatiesessies en Teambuilding op Vrijdag) van afgelopen maand, stond deze vraag centraal:

Wat hebben 30 jaar digitale informatie ons gebracht — en waar liggen de grootste opgaven voor de toekomst?

Samen met collega’s en experts uit het vakgebied doken we in het verleden, onderzochten we de praktijk van nu en verkenden we de toekomst. In dit artikel delen we de rode draad die uit de verschillende perspectieven naar voren kwam. Geen sluitende conclusie — wél een uitnodiging om verder te denken, en vooral: om bewuster keuzes te maken in hoe we omgaan met digitale informatie.

Wat hadden we verwacht van digitalisering — en wat gebeurde er echt?

De afgelopen decennia is er volop geïnvesteerd in technologische vernieuwing. De verwachting was vaak dat processen vanzelf beter zouden verlopen zodra ze digitaal waren ingericht. In de praktijk bleek dat lang niet altijd het geval.

Zo werd er op veel plekken bezuinigd op functies als die van DIV-ers — specialisten in documentaire informatievoorziening — onder de aanname dat digitale systemen hun werk konden overnemen.

Tijdens een kennissessie wees archivaris bij de Tweede Kamer Bernard Mantel erop dat deze ontwikkeling op termijn juist zorgde voor een achterstand: goede informatievoorziening vraagt meer dan alleen technologie, het vraagt vakmanschap.

Ook Arjen Nieuwenburg, adviseur bij BECIS | DIOR, gaf aan dat informatiebeheer in veel organisaties achterbleef bij de snelle technologische ontwikkeling. Waar systemen vernieuwden, bleef het fundament van structuur, ordening en procesbewustzijn vaak liggen. Dat zorgde voor risico’s op het gebied van archivering, toegankelijkheid en beveiliging van informatie.

Waarom is transparantie nu zo’n belangrijk thema?

Met de komst van steeds meer digitale middelen is ook de roep om openheid toegenomen. Burgers, journalisten en belangenorganisaties willen inzicht in hoe besluiten tot stand komen. Transparantie is geen bijzaak meer — het hoort bij goed bestuur.

BECIS | DIOR Adviseur Jeffrey Mangal licht toe:

“In de laatste dertig jaar is maatschappelijk gezien ook steeds meer behoefte ontwikkeld aan inzicht in het handelen van de overheden. Na de desastreuze Kinderopvangtoeslagenaffaire die vanaf 2017 in de pers kwam, ontstond een belangrijk momentum voor het idee dat democratische controle essentieel is voor een goed functionerende democratie. Hiervoor is reconstructie van besluitvorming een onmisbaar middel.”

De Wet open overheid (Woo), sinds 2022 van kracht, onderstreept deze ontwikkeling. Overheidsorganisaties moeten informatie beter toegankelijk maken, proactief publiceren en sneller informatieverzoeken afhandelen. Daarmee legt de Woo de lat hoger dan voorheen. Maar hoe goed zijn we eigenlijk in staat om die belofte van transparantie écht waar te maken?

Waar liggen de grootste knelpunten vandaag de dag?

De Woo maakt duidelijk dat informatie vindbaar, toegankelijk en deelbaar moet zijn. In de praktijk worstelen organisaties met versnipperde systemen, handmatige processen en gebrek aan standaardisatie. Informatie ontstaat op steeds meer plekken — van e-mails tot apps — maar de structuur ontbreekt vaak.

Adviseur Arjen Nieuwenburg wees op de technische oorzaken: verouderde digitale infrastructuur met gebrekkige metadata en het ontbreken van standaarden maken het beheer complex.

Daarnaast benadrukte spreker Arjan Rompelman, projectleider Generieke Chatvoorziening bij RvIHH, in zijn kennissessie dat het tempo van informatiecreatie zo hoog ligt dat zonder duidelijke ordening de situatie onhoudbaar wordt.

Ook de migratie van digitale archieven naar het Nationaal Archief laat zien hoe kwetsbaar het beheer is. Bernard Mantel gaf aan dat succesvolle overdracht alleen lukt met zorgvuldige ordening, inzicht in de gevolgen van publicatie en betrokkenheid vanuit de hele organisatie.

Hoe verhoudt transparantie zich tot privacy?

Een ander aandachtspunt is de balans tussen openheid en bescherming van persoonsgegevens. Digitale informatie is veel beter doorzoekbaar dan papieren archieven, wat de impact van openbaarmaking vergroot.

Volgens Jeffrey Mangal is het vinden van die balans geen eenvoudige rekensom, maar een inhoudelijke afweging:

“Het één hoeft het andere niet uit te sluiten. Het gaat om onderliggende overwegingen, waarbij stil gestaan wordt, om uiteindelijk consensus te vinden.”

De nieuwe Archiefwet voorziet daarom in technieken zoals aflaktechnieken, om gevoelige informatie te beschermen (of: af te schermen). Maar dat vraagt wel om kennis van wetgeving én inzicht in de maatschappelijke impact van openbaarmaking.

Hoe krijg je grip op informatie?

De sleutel ligt bij structuur aan de voorkant. Werken volgens het principe van archiving by design— waarbij informatie al bij het ontstaan goed wordt geordend — werd door meerdere sprekers en collega’s genoemd als een kansrijke aanpak.

Zoals Rompelman verwoordde:

“[Archiving by design] helpt om informatie duurzaam toegankelijk te houden en stelt organisaties in staat om transparant te zijn én te blijven.”

Ook kwam in de sessie van Mantel naar voren dat informatiemanagement niet alleen iets is van DIV of IT. Iedereen die informatie maakt, bewerkt of opslaat, draagt bij aan het geheel. Bewustzijn en samenwerking zijn minstens zo belangrijk als systemen.

En AI dan? Wat betekent AI voor informatiebeheer in de toekomst?

Kunstmatige intelligentie maakt veel mogelijk voor informatiebeheer: documenten ordenen, gevoelige informatie herkennen, zoekfuncties verbeteren. In sommige organisaties wordt AI al gebruikt om Woo-processen te ondersteunen.

Een concreet voorbeeld is de Gemeente Coevorden die een AI-chatbot heeft geïntroduceerd waarmee gebruikers vragen kunnen stellen over gepubliceerde Woo-verzoeken. Zo krijgen geïnteresseerden sneller toegang tot relevante informatie, zonder zelf documenten te hoeven doorzoeken.

Adviseur in opleiding Rein Jas gaf aan dat AI in de medische sector al wordt ingezet om bij complexe hersenoperaties met ongekende precisie te werk te gaan. Hij ziet in het vakgebied van informatiebeheer soortgelijke potentie, mits op verantwoorde en vakkundige manier toegepast en altijd onder menselijke controle. Want zegt hij:

“Stel je voor dat AI niet alleen documenten anonimiseert en sorteert, maar ook actief patronen herkent in beleidsbeslissingen […] Of een AI-systeem dat in real-time overheidsinformatie structureert en begrijpelijk maakt voor burgers, waardoor we geen Woo-verzoek meer hoeven in te dienen omdat de overheid eindelijk écht transparant is.”

Een vergezicht misschien, maar juist zulke toekomstbeelden geven richting. Ze maken zichtbaar waar we naartoe willen, ook als de praktijk nog niet zo ver is.

Met die kansen komen ook kritische kanttekeningen. Tijdens de kennissessie van Saskia Giesbers, zelfstandig coach, docent en adviseur uit het vakgebied, kwam al snel naar voren dat AI alleen betrouwbaar is als de input klopt: “Crappy in = crappy out.”Daarnaast werd er gewaarschuwd dat AI vanwege de term (Kunstmatige Intelligentie) vaak doet denken aan menselijke intelligentie, terwijl het in feite een voorspellend model is.

“De verantwoordelijkheid moet bij mensen blijven liggen.”

Om te voorkomen dat algoritmes onbegrijpelijke beslissingen nemen, moet AI transparant en uitlegbaar blijven. Dat vraagt om heldere kaders, menselijke controle en realistische verwachtingen.

Spreker Tiemen de Graaff, senior beleidsmedewerker bij het Ministerie van BZK, benadrukte het belang van Rijksbreed AI-beleid met duidelijke richtlijnen, toezicht en transparantie. Alleen zo blijft de technologie uitlegbaar en controleerbaar.

Wat vraagt de toekomst van ons als vakgebied?

De rode draad uit alle bijdragen: digitale informatie is niet vanzelf goed geregeld. Transparantie, betrouwbaarheid en toegankelijkheid vragen om kennis, structuur én samenwerking. Technologie helpt, maar mensen maken het verschil.

We staan op een kantelpunt. Nu is het moment om keuzes te maken: over hoe we AI inzetten, hoe we omgaan met publieke verantwoording, en hoe we informatie niet alleen bewaren, maar echt beschikbaar maken.

Wat nemen we mee uit 30 jaar digitale informatie?

Technologie is ondersteunend, niet leidend.
Zonder duidelijke structuur, processen en vakkennis blijft de belofte van digitalisering grotendeels onbenut.

Transparantie vraagt actieve keuzes.
Openheid is essentieel voor vertrouwen, maar moet hand in hand gaan met privacy.

Structuur begint aan de voorkant.
Archiving by design helpt om informatie duurzaam en toegankelijk te houden.

AI biedt kansen, mits verantwoord toegepast.
Menselijke controle, uitlegbaarheid en kaders zijn daarbij onmisbaar.

Iedereen draagt bij aan goede informatievoorziening.
Het is geen taak van één afdeling, maar een gedeelde verantwoordelijkheid.

En nu jij: hoe houd jij grip op digitale informatie?

Wat heeft jouw organisatie nodig om de informatiehuishouding op orde te brengen? Welke keuzes maak je om transparanter te worden, zonder de menselijke maat te verliezen?

We horen graag jouw perspectief. Deel je gedachten of ervaringen — en laten we samen werken aan een toekomstbestendige manier van omgaan met informatie.

Wil je sparren over hoe jouw organisatie stappen kan zetten richting een duurzame, geordende en transparante informatievoorziening?

Neem contact op met een van onze professionals – we denken graag met je mee!