Archiefbewerking

Grip op digitale én papieren informatie

Archiefbewerking zorgt ervoor dat informatie die niet langer actief wordt gebruikt, duurzaam wordt bewaard of veilig wordt vernietigd. Of het nu gaat om papieren dossiers of digitale bestanden: wij helpen je overzicht te creëren, risico’s te beperken en te voldoen aan de Archiefwet. Het resultaat is een archief dat betrouwbaar, toegankelijk en toekomstbestendig is

Waarom is archiefbewerking belangrijk?

Elke dag produceren organisaties een enorme hoeveelheid informatie. Daarnaast bezitten organisaties vaak nog de historie (legacy) van fysieke en digitale informatie. Documenten, dossiers en e-mails die door de jaren heen zijn gecreëerd, vaak verspreid over verschillende systemen. Geen wonder dat het overzicht soms kwijt is.

Toch is deze informatie vaak van grote waarde, bijvoorbeeld vanuit juridisch-, bestuurlijk- of historisch oogpunt. De Archiefwet stelt daarom duidelijke eisen: relevante informatie moet na 20 jaar, en straks met de nieuwe Archiefwet zelfs na 10 jaar, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal Archief in Den Haag of het lokale Stadsarchief.

Overheidsinformatie moet namelijk niet alleen opgeslagen worden, maar ook toegankelijk blijven, waarbij de authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd is.

Wat is archiefbewerking: digitaal en op papier?

Archiefbewerking is het proces waarbij informatie dat niet langer actief in werkprocessen wordt gebruikt, wordt klaargemaakt voor blijvende bewaring of vernietiging.

Het gaat om:

Selecteren welke informatie bewaard of vernietigd moet worden
Ordenen van papieren dossiers / digitale bestanden volgens een vaste structuur
Converteren van verouderde bestandsformaten
Opschonen van overbodige data
Verrijken met metadata voor vindbaarheid en context van informatie
Waarborgen van authenticiteit, integriteit en duurzaamheid van informatie

Maar hoe zorg je er nu voor dat deze informatie duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk wordt beheerd? Precies daarbij kunnen wij helpen!

Dankzij onze jarenlange ervaring weten we welke uitdagingen in de praktijk spelen en hoe je het proces zo efficiënt mogelijk maakt.

Voorkom nu een onoverzichtelijke digitale legacy

Digitale archiefbewerking in het bijzonder kent veel uitdagingen: bestanden zijn vaak verspreid over netwerkschijven, SharePoint, e-mailsystemen of een oud documentmanagementsysteem (DMS). Ook spelen verouderde bestandsformaten, ontbrekende koppelingen met archiefsystemen en gebrekkige metadata een rol.

Daarom vraagt digitale archiefbewerking meer dan alleen technische kennis. Het vereist ook inzicht in informatiestructuren en organisatieprocessen. Onze experts hebben ervaring met nieuwe opslaglocaties zoals Microsoft 365 en hybride varianten en kennen de praktische knelpunten. Zo voorkom je dat informatie uitgroeit tot een onoverzichtelijke digitale legacy.

Archiving by Design

Wij hanteren het principe Archiving by Design: informatiebeheer vanaf het begin goed inrichten, zodat archieven duurzaam toegankelijk en beheersbaar blijven en er in de toekomst geen nieuwe archiefbewerking nodig is.

Onze aanpak:
strategisch, tactisch én operationeel

Onze kracht ligt in de combinatie van technische expertise en inzicht in informatiestructuren én organisatieprocessen. Zo zorgen we dat archiefbewerking niet alleen een technische exercitie is, maar ook aansluit bij hoe jouw organisatie werkt.

BECIS | DIOR helpt organisaties het archiefbewerkingsproces efficiënt en toekomstbestendig vorm te geven door de verschillende bestuurslagen te onderscheiden en te integreren:

Strategisch

Advies over beleid, processen en compliance met de Archiefwet.

Tactisch

Begeleiding bij de inrichting van systemen en structuren voor archiefbewerking.

Operationeel

Capaciteit en middelen om de daadwerkelijke bewerking uit te voeren.

Add Your Heading Text Here

We starten met een scherpe analyse van uw situatie. Wat speelt er? Waar loopt u tegenaan?

De resultaten van gestructureerde archiefbewerking

Papieren archiefbewerking en digitale archiefbewerking door BECIS | DIOR helpt jouw organisatie bij:

Grip en overzicht over archieven, nu en in de toekomst
Compliance met o.a. de Archiefwet, Woo en AVG
Lagere kosten en risico’s door tijdig opschonen en ordenen
Betere toegankelijkheid van informatie voor medewerkers en burgers
Toekomstbestendigheid door inzet van nieuwe technologieën, zoals e-depots en AI

Door proactief aan de slag te gaan, voorkom je dat je later met een onoverzichtelijke legacy zit die veel tijd en geld kost om te herstellen.

Klaar voor grip op je archieven?

De manier waarop organisaties omgaan met informatie verandert snel – en daarmee ook de archiefwereld. Papieren- en digitale archiefbewerking is geen eenmalige actie, maar een noodzakelijke stap richting duurzaam en slim informatiebeheer.

BECIS | DIOR helpt jouw organisatie om papieren archieven én digitale archieven te structureren, toegankelijk te maken en klaar te stomen voor de toekomst.

Neem contact op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Meer weten of sparren over jouw vraagstuk?

We denken graag met je mee.

Archiefbewerking

Grip op digitale én papieren informatie

Waarom is archiefbewerking belangrijk?

Wat is archiefbewerking: digitaal en op papier?

Voorkom nu een onoverzichtelijke digitale legacy

Archiving by Design

Onze aanpak:
strategisch, tactisch én operationeel

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Add Your Heading Text Here

De resultaten van gestructureerde archiefbewerking

Klaar voor grip op je archieven?

Meer weten of sparren over jouw vraagstuk?

Fiona van Leeuwen

Wil jij ook grip op je informatie en deze slim, veilig en toekomstbestendig inzetten?

Een toekomstbestendige informatiehuishouding begint vandaag!

Voor partners

Werken bij

Certificering

Contact

Archiefbewerking

Grip op digitale én papieren informatie

Waarom is archiefbewerking belangrijk?

Wat is archiefbewerking: digitaal en op papier?

Voorkom nu een onoverzichtelijke digitale legacy

Archiving by Design

Onze aanpak:strategisch, tactisch én operationeel

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Add Your Heading Text Here

De resultaten van gestructureerde archiefbewerking

Klaar voor grip op je archieven?

Meer weten of sparren over jouw vraagstuk?

Fiona van Leeuwen

Wil jij ook grip op je informatie en deze slim, veilig en toekomstbestendig inzetten?

Een toekomstbestendige informatiehuishouding begint vandaag!

Voor partners

Werken bij

Certificering

Contact

Onze aanpak:
strategisch, tactisch én operationeel