Archivering digitale berichten

E-mail, WhatsApp en websites duurzaam en betrouwbaar vastleggen

Digitale communicatie is niet meer weg te denken uit het werk van overheden. Besluiten, afspraken of beleidsinformatie staan vaak niet in een formeel document, maar in een e-mail, webpagina of Whatsapp-gesprek. Toch vallen ook deze berichten onder de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) en moet je ze duurzaam bewaren.

Dat blijkt in de praktijk niet eenvoudig. Berichten zijn vluchtig, staan verspreid over systemen en apparaten en kunnen snel worden aangepast of verwijderd. Als je deze informatie niet goed archiveert, loop je risico’s: informatie raakt kwijt, is niet vindbaar bij een Woo-verzoek of ontbreekt bij verantwoording aan raad of toezichthouder.

Maar hoe leg je digitale informatie betrouwbaar vast binnen het spanningsveld van openbaarmaking en privacybescherming?

Digitale archivering vraagt om een andere aanpak

Digitale berichten zijn niet te vergelijken met de traditionele archivering van papieren documenten. Ze ontstaan overal en verdwijnen net zo snel weer. Bovendien bevat digitale communicatie vaak zowel formele besluitvorming als persoonlijke gegevens. Dat maakt de balans tussen openbaarheid en privacybescherming een voortdurende uitdaging.

Een goed ingericht proces voor digitale berichtarchivering helpt je om hierin de juiste keuzes te maken: wat moet je bewaren, hoe lang, en hoe doe je dat op een manier die voldoet aan de wet én praktisch uitvoerbaar blijft voor medewerkers.

Het resultaat van een goed ingericht proces voor digitale berichtarchivering:

Voldoe aantoonbaar aan de Archiefwet en de Woo
Beantwoord Woo-verzoeken, audits of vragen uit de raad snel en volledig
Informatie blijft vindbaar, betrouwbaar en toegankelijk, ook in de toekomst
Voorkom dat je later tijd en geld kwijt bent aan het herstellen van gaten in je informatiehuishouding.

Hoe pak je archivering van digitale berichten aan?

Er is niet één standaardoplossing voor digitale berichtarchivering. Elke organisatie gebruikt andere systemen, kanalen en werkwijzen. Daarom begint archivering altijd met inzicht: welke digitale kanalen gebruik je, welke informatie komt daaruit voort en wat moet daarvan duurzaam worden vastgelegd?

Bovendien kijken we bij BECIS | DIOR niet alleen naar techniek, maar ook naar werkbare processen en de rol van medewerkers. Zodat archivering vanzelfsprekend wordt en privacy gewaarborgd blijft.

E-mail en WhatsApp archiveren

Webarchivering

Bewaartermijnen en vernietiging

Medewerkers meenemen in het proces

Samen werken aan betrouwbare digitale archivering

Digitale berichtarchivering is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces. Bij BECIS | DIOR combineren we technische oplossingen, werkbare processen én aandacht voor medewerkers. Zo zorgen we dat informatie duurzaam wordt vastgelegd, privacy wordt beschermd en je organisatie altijd in control is.

Wil je sparren over hoe jouw organisatie e-mail, WhatsApp en webpagina’s duurzaam en betrouwbaar kan vastleggen? Neem gerust contact met ons op.

Meer weten of sparren over jouw vraagstuk?

We denken graag met je mee.

Archivering digitale berichten

E-mail, WhatsApp en websites duurzaam en betrouwbaar vastleggen

Digitale archivering vraagt om een andere aanpak

Het resultaat van een goed ingericht proces voor digitale berichtarchivering:

Hoe pak je archivering van digitale berichten aan?

E-mail en WhatsApp archiveren

Webarchivering

Bewaartermijnen en vernietiging

Medewerkers meenemen in het proces

Samen werken aan betrouwbare digitale archivering

Meer weten of sparren over jouw vraagstuk?

Fiona van Leeuwen

Wil jij ook grip op je informatie en deze slim, veilig en toekomstbestendig inzetten?

Een toekomstbestendige informatiehuishouding begint vandaag!

Voor partners

Werken bij

Certificering

Contact