De nieuwe Archiefwet brengt 7 grote veranderingen met zich mee. Deze hebben direct invloed op hoe organisaties informatie beheren, bewaren en openbaar maken.
1. Overbrenging naar het archief: van 20 naar 10 jaar
Op dit moment, in lijn met de huidige Archiefwet, worden documenten, die blijvend bewaard moeten worden, na 20 jaar overgebracht naar het Nationaal Archief of een regionaal archief. Onder de nieuwe Archiefwet vindt dit al na 10 jaar plaats. Deze kortere termijn geldt wel alleen voor documenten die zijn opgemaakt of ontvangen ná de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet.
2. Verplichte archivaris bij elk overheidsorgaan
De Archiefwet uit 1995 verplicht de aanstelling van een archivaris bij iedere vorm van archiefbewaarplaatsen (Nationale, regionale en lokale archieven). De nieuwe Archiefwet gaat een stap verder. Elk overheidsorgaan moet voortaan zelf een archivaris aanstellen. Deze archivaris moet beschikken over een diploma die “deskundigheid op het gebied van wetgeving en de praktijk inzake archivistiek” bewijst.
3. Strengere en duidelijkere regels voor openbaarmaking van informatie
Sommige documenten mogen niet openbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld omdat ze gevoelige informatie bevatten. De huidige Archiefwet kent hiervoor 3 beperkingsgronden:
- de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
- het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
- de onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of onderdeel b.
In de nieuwe Archiefwet worden deze 3 beperkingen vervangen door wel 14 redenen, die gelijk zijn aan de beperkingsgronden in de Wet open overheid (Woo).
Deze nieuwe redenen zijn concreter en specifieker. Daardoor moeten documenten aan strengere voorwaarden voldoen voordat zij uitgezonderd kunnen worden van openbaarmaking.
4. Duurzame toegankelijkheid vanaf het begin
De nieuwe Archiefwet legt meer nadruk op goed informatiebeheer vanaf het moment dat een document ontstaat. Niet pas achteraf archiveren, maar direct goed vastleggen en beheren. Dit wordt ook wel Archiving by Design genoemd.
Organisaties moeten dus maatregelen treffen om documenten duurzaam toegankelijk te maken, maar dit geldt ook zolang zij die documenten zelf beheren en ze dus nog niet zijn overgedragen. Daarbij zijn ze verplicht om beheerregels vast te stellen, waaronder:
- Aanwijzen van een beheerder voor het dagelijks beheer;
- Opstellen van passende maatregelen per documentcategorie;
- Opzetten van een vaste werkwijze om het beheer en de toegankelijkheid regelmatig te beoordelen.
Daarnaast moeten organisaties hun hele beheerproces transparant documenteren, zodat verantwoording en controle mogelijk zijn.
5. Breder toepassingsbereik van de wet
De nieuwe Archiefwet geldt niet meer alleen voor ‘overheidsorganen’ in de traditionele zin.
Ook samenwerkingsverbanden, uitvoeringsorganisaties en privaatrechtelijke instellingen met een publieke taak vallen straks onder de wet.
6. Van ‘archiefbescheiden’ naar ‘documenten’
De wet gebruikt een nieuwe terminologie: het begrip ‘archiefbescheiden’ verdwijnt en wordt vervangen door ‘documenten’.
Dat sluit beter aan bij de digitale praktijk en maakt ook duidelijk dat de wet geldt voor meer dan alleen dossiers, zoals:
- E-mails en chatberichten;
7. Ontheffing van de overbrengingsplicht
De nieuwe Archiefwet biedt organisaties de mogelijkheid om ontheffing aan te vragen van de verplichting om documenten over te brengen naar een archiefdienst.
Dit kan alleen als een organisatie kan aantonen dat zij documenten zelf net zo goed en duurzaam kan bewaren en beschikbaar stellen als een archiefbewaarplaats.
