Lean

Lean Orange Belt als basis voor procesverbetering binnen informatiemanagement

5 maart 2026
BECIS | DIOR

Als procesverbetering onderdeel is van je werk, dan heb je de term Lean waarschijnlijk al eens voorbij horen komen. Maar wat houdt Lean werken eigenlijk in? En waarom is het zo waardevol binnen het informatiemanagement? In dit artikel nemen we je mee in de basis van Lean én laten we zien hoe vier van onze collega’s hun Lean Orange Belt‑certificaat hebben behaald door een concreet verbeterproject uit te voeren.

Veel organisaties merken dat processen slimmer en efficiënter kunnen, maar vinden het moeilijk om precies te zien waar knelpunten of verspillingen ontstaan. Lean helpt om dat zichtbaar te maken door processen terug te brengen naar de kern: welke stappen voegen waarde toe voor de gebruiker, welke zorgen voor vertraging, en wat kan eenvoudiger?

Wat is Lean en hoe werkt de Lean‑methode?

Lean is een methode voor procesverbetering waarbij je verspillingen weghaalt en waardevolle stappen behoudt. Je onderzoekt waar tijd, energie of middelen verloren gaan en hoe je processen logischer en efficiënter maakt. Grote organisaties passen Lean al jaren toe; een bekend voorbeeld is McDonald’s, waar processen zo zijn ingericht dat elke stap logisch is en medewerkers snel en foutloos kunnen werken.

De belangrijkste Lean‑stappen zijn:

Waarde bepalen: wat heeft de gebruiker écht nodig?
Verspilling herkennen: bijvoorbeeld wachttijd, fouten, extra e‑mails, dubbele handelingen
Processen zichtbaar maken: elke stap in kaart brengen
Oorzaak van problemen achterhalen: bijvoorbeeld via de Vijf keer waarom‑methode
Verbeteringen doorvoeren
Blijven verbeteren

De Lean Orange Belt helpt adviseurs om deze principes toe te passen in de praktijk. Tijdens de training maken zij gebruik van Lean‑instrumenten zoals de Gemba Walk, Poka Yoke en de root‑cause analyse.

De Lean‑belts zijn, net als in vechtsporten, opgebouwd in niveaus die steeds meer kennis en vaardigheid vertegenwoordigen. De Orange Belt vormt een praktisch instapniveau: van daaruit kun je doorgroeien naar Green Belt en later Black Belt, waarbij je steeds meer expertise opbouwt in procesverbetering en verandermanagement.

Lean helpt adviseurs bij het uitvoeren van verbeterprojecten

Voor het behalen van de Lean Orange Belt voeren adviseurs een eigen Lean‑project uit. Ze onderzoeken een proces, brengen verspillingen in kaart en testen concrete verbeteringen. Recentelijk rondden vier collega’s hun projecten af en behaalden zij het certificaat.

In dit artikel delen Iris, Michiel, Tom en Ier hun ervaringen: hoe zij Lean toepasten, welke inzichten zij opdeden en hoe hun projecten bijdragen aan betere processen binnen het informatiemanagement.

Lean-principes verbeteren TOPdesk‑processen bij Gemeente Vlaardingen

Lean helpt om informatiesystemen zoals het programma TOPdesk makkelijker te gebruiken.

Bij Gemeente Vlaardingen merkten medewerkers dat de inrichting van TOPdesk onduidelijk was. Invulvelden waren niet logisch ingericht en informatie werd vaak onvolledig ingevuld. Iris van der Horn gebruikte Lean om dit proces scherp in kaart te brengen.

TOPdesk is een service management software die organisaties helpt hun IT-, facilitaire en HR-processen te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Iris paste de volgende Lean-principes toe:

Gemba Walk
Iris keek mee met gebruikers: wat vullen zij in, waar twijfelen ze aan, wat levert frustratie op? Dit principe wordt in Lean ”Gemba Walk” genoemd.
Procesanalyse en verspilling herkennen
Welke stappen voegen waarde toe en welke niet? Iris ontdekte dat er verspilling zat in incomplete meldingen, onnodige communicatie en onnodige zoektijd.
Standaardisatie
Iris loste de verspilling op met duidelijkere veldnamen, logische volgorde, verplichte velden en een stap-voor-stap instructie.

Het effect: medewerkers vulden TOPdesk beter in en de functioneel beheerder zag dat het systeem eindelijk gebruikt werd zoals bedoeld.

“De functioneel beheerder van TOPdesk was heel blij dat er aandacht voor dit probleem was. Hij kon direct zien dat er veel meer dingen werden ingevuld dan een paar maanden geleden. De verduidelijking werd zichtbaar gewaardeerd door de medewerkers." - Iris van der Horst

Lean zorgt voor veilige en duidelijke samenwerking in project Guisweg

Lean helpt bij digitale samenwerking binnen grote projecten.

In het project Guisweg werkten meerdere organisaties samen. Door privacyregels waren documenten verspreid opgeslagen en deels afgeschermd. Het resultaat: veel zoekwerk, frustratie en onduidelijkheid over de laatste versie.

Michiel Grauw gebruikte Lean-principes om dit proces inzichtelijk te maken:

Proces mapping
Waar gaat het mis? Waar stopt informatie? Waar wachten mensen op? Michiel sprak met betrokkenen en keek naar hoe het werk in de praktijk ging. Veel medewerkers vertelden Michiel dat het zoeken naar de juiste informatie het grootste probleem was.
Root‑causeanalyse
De oorzaak of kern van het probleem vinden: er was geen centrale, veilige opslagplaats die iedereen kon gebruiken.
Samen verbeteren
Met het team ontwikkelde Michiel een beveiligde Teams‑omgeving als centrale werkplek.
Standaardiseren
Voor duurzame werking van de oplossing zorgde Michiel voor standaardisering: Eén plek, één werkwijze, duidelijke afspraken.

Het effect: rust, overzicht, veilige samenwerking en minder tijd kwijt aan zoeken.

“De Lean Orange Belt heeft mij de handvatten gegeven om inzichtelijk te maken wat een verandering potentieel oplevert, waardoor ik eerder veranderingen durf te agenderen.” – Michiel Grauw

Van Lean tot AI oplossingen: van uren naar minuten bij het maken van offertes

Lean helpt om repeterende taken te herkennen en slimmer te organiseren.

Tom Galesloot bracht het offerteproces van BECIS | DIOR in kaart en ontdekte verspilling: het eerste deel van elke offerte werd telkens handmatig geschreven.

Toegepaste Lean‑stappen van Tom:

Waardestroomanalyse: waar kost het proces tijd? Waar zit herhaling?
Verspilling elimineren: het eerste deel van een offerte is bijna altijd hetzelfde.
Lean‑innovatie: een oplossing met Microsoft Forms en AI voor snelle output.
Standaardisatie: iedereen werkt voortaan met hetzelfde startpunt.

Het effect: Waar het eerst één tot twee uur duurde om dit stuk te schrijven, staat er nu dankzij een AI-agent bijna direct een eerste versie klaar. Daardoor blijft er meer tijd over voor het echte denkwerk: luisteren naar de klant, het plan aanscherpen en de kwaliteit verhogen.

“Technologie gaat sneller dan we denken. Lean helpt je om daarin mee te bewegen.” – Tom Galesloot

Lean maakt duurzaam gedrag makkelijk binnen BECIS | DIOR

Waardevolle Lean-bijdrage aan onze interne duurzaamheidsinitiatieven.

Ier Vermeulen zag een duidelijke kans om onze organisatie te verduurzamen. Waar binnen BECIS | DIOR voorheen geen afval werd gescheiden, introduceerde hen een praktisch en effectief systeem voor het scheiden van PMD‑afval. Dankzij dit initiatief worden plastic verpakkingen, metalen verpakkingen en drinkpakken (PMD) voortaan apart ingezameld, zodat ze kunnen worden gerecycled in plaats van in het restafval te belanden.

PMD staat voor Plastic verpakkingen, Metalen verpakkingen en Drinkpakken.

Toegepaste Lean‑stappen:

Nulmeting: Ier hield een week lang bij hoeveel vuilniszakken met restafval er werden weggegooid. Dit bleken 3,5 restafvalzak per week, omgerekend 182 restafvalzakken per jaar, te zijn.
Vijf keer de ‘waarom’-vraag stellen: Ier stelde zichzelf en collega’s vijf keer de vraag ‘Waarom?’ Een bekende Lean-methode om tot de kern van het probleem te komen.

Poka Yoke en visuele instructie: Met behulp van de Lean methode ‘Poka Yoke’ dacht Ier na over een foutbestendige oplossing. Hoe kan je zorgen dat er zo weinig mogelijk fouten worden gemaakt in de toekomst? Met visuele instructies zoals posters en communicatie in Teams, zorgde Ier ervoor dat de bedoeling van afvalscheiding duidelijk werd en er bewustzijn ontstond.
Resultaat: Van de 182 restafvalzakken veranderden er 104 zakken (57%) in PMD-afval. Dat is een sterke daling van onnodig afval én een verhoging van het bewustzijn onder onze medewerkers.

“We lieten het scheiden niet omdat we het niet wilden, maar omdat we ons niet bewust waren van hoe het anders kon” – Ier Vermeulen

Waarom Lean belangrijk is voor informatiemanagement

De kracht van de Lean-methode in informatiemanagement komt neer op:
Processen worden helder en logisch
Vermindering van ruis en fouten
Systemen worden gebruiksvriendelijker
Samenwerking versimpelt
Onderbouwing ‘waarom iets werkt’ wordt makkelijker voor de adviseurs
Met de Lean Orange Belt ontwikkelen adviseurs een manier van kijken die waarde toevoegt in elke organisatie: kritisch, gestructureerd en gericht op verbetering. Lean is daarmee niet alleen een training, maar een duurzame manier van werken.

Kennis & Inzicht

Alle artikelen

Alle artikelen

Artificial Intelligence (AI)

GenAI in besluitvorming: wat je moet archiveren (en waarom) ?

BECIS DIOR onderzoekt welke impact AI heeft op dossiervorming, de transparantie van GenAI en de verantwoordelijkheid van de Rijksambtenaren. ...

Gepuliceerd: 31 maart 2026

Lean

Lean Orange Belt als basis voor procesverbetering binnen informatiemanagement

Als procesverbetering onderdeel is van je werk, dan heb je de term Lean waarschijnlijk al eens voorbij horen komen. Maar ...

Gepuliceerd: 5 maart 2026

Gemeente Zaanstad

Informatiebeheer op een hoger niveau bij Gemeente Zaanstad

Van uitvoerend postproces naar strategisch informatiebeheer Bij Gemeente Zaanstad werkte onze adviseur Jim Tehubijuluw mee aan de doorontwikkeling van de ...

Gepuliceerd: 5 februari 2026

Archiefwet

Wat betekent de Nieuwe Archiefwet voor jouw organisatie?

Concrete stappen richting compliant informatiebeheer De nieuwe Archiefwet komt steeds dichterbij. De overbrengingstermijn wordt korter en de eisen aan informatiebeheer ...

Gepuliceerd: 22 januari 2026

Nieuws

We verwelkomen 6 nieuwe informatieprofessionals in opleiding bij BECIS | DIOR!

Vincent, Youri, Nick, Renée, Benthe en Tim zijn gestart met ons opleidingsprogramma Informatieprofessional. Ze leren niet alleen de inhoud van ...

Gepuliceerd: 16 januari 2026

Archiefwet

Welke 7 veranderingen brengt de nieuwe Archiefwet met zich mee?

Er is een nieuwe Archiefwet in aantocht. Dat is al een tijdje bekend, maar… Wat is daar de status nu ...

Gepuliceerd: 13 januari 2026