Archiefwet

Wat betekent de Nieuwe Archiefwet voor jouw organisatie?

22 januari 2026
BECIS | DIOR

Concrete stappen richting compliant informatiebeheer

De nieuwe Archiefwet komt steeds dichterbij. De overbrengingstermijn wordt korter en de eisen aan informatiebeheer strenger. Dat raakt direct de manier waarop organisaties werken. Informatie moet vanaf het eerste moment op orde zijn: bewust vastgelegd, goed beheerd en tijdig beoordeeld.

Maar wat betekent dat concreet voor medewerkers, processen en systemen? En waar liggen de grootste aandachtspunten als je je hierop wilt voorbereiden? In dit artikel gaan we in op de belangrijkste gevolgen voor de dagelijkse praktijk.

Wil je eerst nog even terug naar de hoofdlijnen van de wet? Lees dan: Welke 7 veranderingen brengt de nieuwe Archiefwet met zich mee?

4 Belangrijke gevolgen voor jouw organisatie

De nieuwe Archiefwet vraagt om aanpassingen in het informatiemanagement én in de inrichting van je organisatie. Niet alleen omdat er nieuwe regels komen, maar vooral omdat de wet uitgaat van een andere manier van werken. Dat heeft gevolgen voor hoe medewerkers omgaan met informatie en voor de manier waarop processen en systemen zijn ingericht.

1. Cultuur- en visie verandering

Door de verkorte overbrengingstermijn zullen documenten 10 jaar eerder moeten worden overgebracht naar een archiefinstelling. Daardoor is het extra belangrijk om informatie vanaf het begin goed te beheren en archiveren.
Deze aanpassing heeft dan ook grote gevolgen voor bestaande werkwijzen en processen.

Minstens zo belangrijk is de bewustwording over deze verkorte termijn. Medewerkers moeten weten welke informatie bewaard moet blijven en welke niet, en wat die kortere termijn betekent voor hun dagelijkse werk.

2. Processen en structuur op orde

De nieuwe Archiefwet vraagt om meer grip op welke informatie door de organisatie stroomt. Kwaliteitszorg speelt daarin een centrale rol: het systematisch borgen van de kwaliteit van informatie binnen o.a. processen. Zo moeten processen ingericht worden op een wijze die kwaliteitszorg waarborgt. Denk hierbij aan het vooraf vastleggen van hoe informatie wordt beheerd en gearchiveerd.

3. Investeren in mensen en kennis

Naast het aanstellen van een vaste archivaris is het belangrijk dat het kennisniveau van bestaande medewerkers op het gebied van informatiebeheer op pijl is. De nieuwe Archiefwet verlegt de focus naar het beheren van informatie vanaf het moment van creatie, ook wel Archiving by Design genoemd. Dat stelt andere eisen aan het dagelijks werk.

Het vraagt om duidelijke werkafspraken, informatiebewustzijn bij medewerkers en structurele monitoring op kwaliteit en naleving. Zo wordt informatie niet alleen goed opgeslagen, maar ook bewust gecreëerd en gebruikt.

4. Informatiesystemen op technisch vlak aanpassen

Ook de techniek moet meebewegen. Informatiesystemen moeten:

Vastleggen van metadata ondersteunen

Informatie makkelijk vindbaar maken

Bewaartermijnen correct toekennen en automatisch toepassen

Zonder deze technische aanpassingen is het lastig om aan de nieuwe eisen van de Archiefwet te voldoen.

Van wet naar praktijk: hoe bereid je je organisatie voor?

De nieuwe Archiefwet vraagt overheidsorganisaties om hun informatiebeheer anders te benaderen. Informatie ontstaat allang niet meer alleen in formele documenten, maar ook via e-mail, chat, samenwerkingsplatforms en websites. Al deze informatie valt onder de wet en moet vanaf het moment van creatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en beheersbaar zijn.

Voor veel organisaties betekent dit dat een aantal fundamenten opnieuw tegen het licht moet worden gehouden. Denk daarbij aan:

Meer inzicht in de huidige informatiehuishouding, bijvoorbeeld door het opstellen of actualiseren van een informatiebeheerplan

Informatie correct beheren vanaf het begin, volgens het principe Archiving by Design

Moderne communicatiekanalen veilig en betrouwbaar archiveren, zoals WhatsApp, e-mail en websites

Van overzicht naar uitvoering

Het toepassen van de nieuwe Archiefwet begint met inzicht: welke informatie ontstaat waar, wie is waarvoor verantwoordelijk en welke bewaartermijnen gelden? Meer inzicht kan bijvoorbeeld worden verkregen via een compliance-scan en analyse van de huidige informatiebeheerprocessen. Op basis daarvan wordt duidelijk waar risico’s zitten en waar aanpassingen nodig zijn.

Met dit overzicht kunnen vervolgens duidelijke afspraken worden gemaakt over informatiebeheer, archivering en vernietiging. Steeds vaker gebeurt dit volgens het principe Archiving by Design, waarbij informatiebeheer niet achteraf wordt ingericht, maar direct onderdeel is van processen en systemen. Dit voorkomt herstelwerk achteraf en vergroot de beheersbaarheid.

Ook organisatorisch vraagt dit om keuzes. Formele deskundigheid, zoals de rol van archivaris, is essentieel, maar net zo belangrijk is het informatiebewustzijn van medewerkers. Zij spelen een sleutelrol in het correct vastleggen en gebruiken van informatie. Regelmatige toetsing, bijvoorbeeld via audits of kwaliteitscontroles, helpt om grip te houden en tijdig bij te sturen.

Tot slot moet de technische ondersteuning deze werkwijze mogelijk maken. Informatiesystemen moeten moderne communicatiekanalen kunnen vastleggen, metadata ondersteunen en bewaartermijnen automatisch toepassen. Alleen wanneer organisatie, processen en techniek op elkaar zijn afgestemd, wordt de nieuwe Archiefwet uitvoerbaar in de dagelijkse praktijk.

Nieuwe Archiefwet: van bewustwording naar toekomstbestendig informatiebeheer

De nieuwe Archiefwet is meer dan een wijziging van regels. Zij vraagt om een andere manier van kijken naar informatie en dit raakt cultuur, processen, kennis en techniek.

Organisaties die nu investeren in inzicht en structuur, leggen niet alleen een stevige basis voor naleving van de wet, maar versterken ook hun transparantie, verantwoording en wendbaarheid. De komende periode is daarmee hét moment om van bewustwording naar concrete stappen te gaan. Richting een informatiehuishouding die klaar is voor de toekomst.

Wil je meer inzicht in hoe jouw organisatie ervoor staat? We gaan graag in gesprek om scherp te krijgen waar je nu staat en welke stappen logisch zijn om te zetten richting duurzame naleving van de nieuwe Archiefwet.