Digitaal Samenwerken

Goed digitaal samenwerken begint bij mensen, niet bij techniek

26 augustus 2026
BECIS | DIOR

Waarom goed digitaal samenwerken begint met weten waar je informatie staat

Je zoekt een document, maar weet niet meer in welk kanaal, welke map of welke versie het staat. Je vraagt een collega om hulp, krijgt drie links doorgestuurd en twijfelt alsnog welke versie de juiste is. Ondertussen loopt het werk gewoon door. Herkenbaar? Juist daarom is informatiemanagement niet alleen een onderwerp voor specialisten. Het raakt iedereen die digitaal samenwerkt.

Informatiebeheer klinkt technisch, maar begint heel praktisch

De Gemeente Amsterdam werkt dagelijks aan grote en complexe opgaven en dan wil je dat documenten makkelijk terug te vinden zijn. Dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en dat samenwerken in Teams overzichtelijk blijft.

Daarom is het project Goed Digitaal Samenwerken opgezet. Het project is ingestoken als een verandertraject dat, naast technisch opnieuw inregelen en opruimen, medewerkers helpt om beter grip te krijgen op hun informatie.

Volgens Lilian ten Have, informatieadviseur bij BECIS | DIOR zit de kracht van de aanpak juist in die combinatie. Teams-omgevingen opschonen, rollen duidelijker maken, kennis en vaardigheden bijbrengen middels trainingen en praktische werkafspraken vastleggen.

Stap voor stap veranderen werkt beter dan alles tegelijk

Een nieuwe manier van digitaal samenwerken lukt niet door alleen een nieuwe mappenstructuur te maken. Medewerkers moeten begrijpen waarom iets verandert, wat er van hen wordt verwacht en hoe het hen helpt in hun eigen werk. Daarom hebben wij de uitvoerende fase van het project bewust verdeeld in vijf behapbare stappen.

Die aanpak maakt de verandering overzichtelijk. Medewerkers worden niet overspoeld met nieuwe regels, maar krijgen begeleiding op het moment dat zij ermee aan de slag gaan. Er zijn trainingen en uitlegmateriaal gemaakt over digitaal samenwerken, informatiebeheer en veilig omgaan met documenten. Daardoor ontstaat er niet alleen een georganiseerdere digitale omgeving, maar ook meer begrip voor waarom goede afspraken en documentbeheer belangrijk zijn.

De echte uitdaging zit niet in Teams, maar in het werk zelf

Wat dit project volgens Lilian interessant maakt, is dat de Directie ‘Energie in oprichting’ nog volop in ontwikkeling is en daar komen veel informatievraagstukken bij kijken. Er gebeurt veel, programma’s verschillen van elkaar en de manier van werken verandert snel. Dat betekent dat er geen standaardoplossing is die overal precies past. Een informatieadviseur moet dus goed luisteren, meedenken met de praktijk en tegelijk blijven sturen op overzicht, veiligheid en duurzaamheid van informatie.

Daar komen herkenbare vragen bij kijken. Hoe deel je informatie veilig met externen? Waar laat je documenten die nog in ontwikkeling zijn? Wanneer archiveer je iets tussentijds? En wat doe je met stukken die lastig in een vaste structuur passen?

Persoonlijke begeleiding maakt het verschil

Een belangrijk succes van het project is de samenwerking met verschillende rollen in de organisatie. De projectleider brengt kennis mee over digitalisering en functioneel beheer. Met de manager ICT/DIV worden grotere vraagstukken besproken. Programmamanagers helpen om teams te informeren en te stimuleren. En in de voorbereidingsfase dacht een klankbordgroep mee over producten en trainingen.

Maar minstens zo belangrijk is het persoonlijke contact met medewerkers en projectleiders. Samen wordt gekeken naar de bestaande Teams omgeving: wat kan weg, wat moet bewaard blijven, waar hoort informatie thuis en wie neemt welke rol op zich? Inmiddels zijn al ruim vijf organisatiedelen van de Directie Energie overgebracht naar dossiers. Dat resultaat is zichtbaar en merkbaar in de dagelijkse samenwerking.

Van opruimen naar slimmer werken

De opbrengst van goed digitaal samenwerken is groter dan een opgeruimde mappenstructuur. Medewerkers vinden sneller wat ze nodig hebben, werken minder langs elkaar heen en verkleinen de kans dat belangrijke informatie kwijtraakt of onveilig wordt gedeeld. Daardoor wordt informatiebeheer geen extra taak naast het werk, maar een manier om het werk zelf makkelijker en betrouwbaarder te maken.

Juist dat maakt dit project waardevol. Voor Lilian ten Have zit de trots vooral in de beweging die in één jaar is ontstaan: meer bewustzijn, betere vindbaarheid, duidelijkere afspraken, vergroting van de zichtbaarheid van informatieadviseurs en een digitale omgeving die beter aansluit op de praktijk. Voor iedereen die denkt dat informatiemanagement vooral over systemen gaat, laat dit traject iets anders zien. Het gaat vooral over mensen die hun werk goed willen doenen over de afspraken en ondersteuning die zij nodig hebben om dat digitaal ook voor elkaar te krijgen.

BECIS | DIOR bedankt Gemeente Amsterdam voor het vertrouwen en de prettige samenwerking!

Meer weten over informatiebeheer & digitale samenwerking?

Neem dan een kijkje op onze expertise pagina’s:

Of neem contact op met ons Business Development team. Zij kunnen al jouw vragen beantwoorden!

Goed digitaal samenwerken begint bij mensen, niet bij techniek

Waarom goed digitaal samenwerken begint met weten waar je informatie staat

Informatiebeheer klinkt technisch, maar begint heel praktisch

Stap voor stap veranderen werkt beter dan alles tegelijk

De echte uitdaging zit niet in Teams, maar in het werk zelf

Persoonlijke begeleiding maakt het verschil

Van opruimen naar slimmer werken

Meer weten over informatiebeheer & digitale samenwerking?

Fiona van Leeuwen

Voor partners

Werken bij

Certificering

Contact